Odnoszący sukcesy liderzy biznesowi są mistrzami w komunikacji, zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej. Era cyfrowa zmieniła sposób, w jaki firmy komunikują się z konsumentami, dostawcami i partnerami. Pisemna komunikacja biznesowa powinna być profesjonalna, jasna i zwięzła. Nie stań się ofiarą źle napisanej komunikacji zanim zdasz sobie sprawę jak ważna jest komunikacja pisemna dla Twojej firmy. Kolportaż listów i wybór odpowiedniej firmy to także istotna decyzja, która znacząco usprawnia wymianę korespondencji.
Wszystkie formy pisemnej komunikacji stają się trwałym zapisem pomysłów, incydentów, propozycji i innych faktów. Zapis pomaga właścicielom firm w szybkim dostępie do informacji, zwłaszcza jeśli są one zapisane na nośniku cyfrowym. Komunikacja pisemna jest również wykorzystywana w postępowaniach sądowych i może stać się jedyną obroną przed niekorzystnymi działaniami prawnymi przeciwko firmie. Na przykład były pracownik może powiedzieć, że nie ma podstaw do jego zwolnienia i może cię pozwać. Jeśli akta jego pracownika jasno udokumentują skargi i naruszenia kodeksu etycznego w trakcie jego zatrudnienia, możesz wykazać przyczynę.
Komunikacja pisemna jest częścią Twojej marki. Ogólnie rzecz biorąc, większość liter powinna mieć profesjonalny ton, a także odpowiedni polski i solidne umiejętności gramatyczne. Bez nich czytelnicy mogliby pomyśleć, że firma jest wypełniona niepiśmiennymi ludźmi, którzy nie są w stanie wykonać dobrej roboty. W końcu z całą pomocą, jaką programy komputerowe oferują w pisowni, gramatyce i stylu nie ma powodu, aby pisarz był nieprofesjonalny w komunikacji.
Chociaż większość komunikacji powinna mieć profesjonalny ton, niektóre formaty pisane, takie jak media społecznościowe i poczta e-mail, pozwalają dodać firmowej osobowości do Twojej marki. Jest to ważne w rozwoju i budowaniu marki. Na przykład milenialsi mają swój własny slang, a sposób w jaki tworzą posty i odpowiadają na e-maile może być korzystny dla firmy, jeśli użyje slangu dla tej grupy docelowej. Nie daj się ponieść emocjom, trzymaj slang na minimalnym poziomie. Slang ma się odnosić do grupy. Jednak użycie zbyt dużej liczby slangu może zniechęcić wiadomość.
Komunikacja polega na budowaniu relacji poprzez przekazywanie wiadomości. Jasne komunikaty pomagają budować zaufanie i integralność między pisarzem a czytelnikiem. Dobrze napisana komunikacja pomaga definiować cele, identyfikować problemy i znajdować rozwiązania. Jest to ważne w każdym aspekcie biznesu. Kierownictwo musi wyraźnie pisać notatki, aby pracownicy rozumieli wytyczne bez zamieszania. Przedstawiciele handlowi muszą wyjaśnić cechy i korzyści w sposób, który ekscytuje perspektywę. Menedżerowie zasobów ludzkich muszą obiektywnie odnotowywać wszelkie incydenty i składać raporty. Szybki kolportaż listów jest również wskazany.
Gdy potrzebujesz rozpowszechnić informacje wśród dużej liczby osób, komunikacja pisemna jest bardzo wydajna. Może to być notatka firmowa przedstawiająca nowe zasady lub procesy, o których każdy musi wiedzieć i przestrzegać. Zastosowanie cyfrowych metod dystrybucji przyspiesza proces, dzięki czemu wdrożenie może rozpocząć się wcześniej.